Datenschutzerklärung
Datenschutzinformation für Wohnungseigentümer
Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung
Wir informieren Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft verarbeiten. Diese Information gilt für die von uns betreuten WEGs. Sie ist keine Einwilligungserklärung; eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
1 Verantwortlicher und Kontakt
Immobilien Management Steffen e.K.
Inhaber Marko Steffen
Dompfaffweg 5 · 85591 Vaterstetten
Telefon 08106 375 90 48 · E-Mail [email protected]
Internet www.imstm.de
Diese Information betrifft die Datenverarbeitung durch unsere Verwaltung. Soweit die jeweilige Gemeinschaft oder andere Beteiligte für eigene Verarbeitungsvorgänge verantwortlich sind, bestehen deren Informationspflichten gesondert. Datenschutzanliegen können Sie an die oben genannten Kontaktdaten richten.
2 Zwecke und verarbeitete Daten
Wir verarbeiten Daten, soweit sie für die kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung erforderlich sind. Dazu gehören Eigentümerkommunikation, Versammlungen und Beschlüsse, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte, Zahlungsverkehr, Forderungsmanagement, Instandhaltung sowie die Bearbeitung von Schäden und Versicherungsfällen.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Anschrift und gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Telefon- und E-Mail-Kontaktdaten, Angaben zu Eigentum, Einheit, Miteigentumsanteilen und Vertretungsvollmachten, Bank- und Zahlungsdaten, Hausgeldforderungen und Rückstände sowie abrechnungsrelevante Verbrauchswerte. Hinzu kommen erforderlicher Schriftverkehr, Protokolle, Beschlüsse und auf konkrete Verwaltungsvorgänge bezogene Unterlagen. Daten von Mietern oder anderen Nutzern werden nur verarbeitet, soweit die jeweilige Verwaltungsaufgabe dies erfordert.
3 Herkunft der Daten
Wir erhalten Daten vor allem von Ihnen. Weitere Quellen können die Vorverwaltung, die Gemeinschaft, bevollmächtigte Vertreter, mit der Verwaltung befasste Dienstleister, Mess- und Abrechnungsunternehmen, Banken, Versicherungen, Notare und Behörden sein. Soweit rechtlich zulässig und erforderlich, nutzen wir öffentliche Register, insbesondere das Grundbuch. Aus diesen Quellen erhalten wir beispielsweise Eigentums-, Kontakt-, Zahlungs-, Verbrauchs- oder Schadensdaten.
4 Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem einzelnen Verarbeitungsvorgang. Eine allgemeine Zustimmung zur gesamten Verwaltungstätigkeit ist nicht erforderlich.
Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gilt, soweit eine den jeweiligen Verantwortlichen treffende gesetzliche Verpflichtung die Verarbeitung erfordert, insbesondere im Zusammenhang mit den Verwaltungs-, Abrechnungs- und Dokumentationspflichten nach dem WEG sowie einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Pflichten.
Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gilt, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer Interessen oder der Interessen der Gemeinschaft erforderlich ist und Ihre entgegenstehenden Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen. Dazu zählen die funktionsfähige Verwaltung und Kommunikation, der Schutz und die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, die Abwicklung von Schäden sowie die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
Vertragliche Aufgaben: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gilt nur, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder für von Ihnen angefragte vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Der Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft begründet diese Rechtsgrundlage gegenüber jedem einzelnen Eigentümer nicht automatisch.
Einwilligung: Für freiwillige zusätzliche Verarbeitungen, die eine Einwilligung erfordern, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Eine Nutzung für Maklerwerbung wird durch diese Information nicht gestattet.
5 Empfänger und Weitergabe innerhalb der WEG
Daten können im erforderlichen Umfang an Handwerker, Hausmeister und technische Dienstleister, Mess- und Abrechnungsunternehmen, Banken, Versicherungen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare, Gerichte und Behörden sowie IT-, Software- und Hosting Dienstleister übermittelt werden. Bei einem Verwaltungswechsel erhält die Nachfolgeverwaltung die erforderlichen Verwaltungsunterlagen. Weisungsgebundene Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO eingebunden.
Andere Eigentümer und der Verwaltungsbeirat erhalten Daten, soweit dies für ihre gesetzlichen Aufgaben oder Rechte erforderlich und rechtlich zulässig ist, insbesondere bei der Einsicht in Verwaltungsunterlagen nach § 18 Abs. 4 WEG. Daraus folgt keine pauschale Veröffentlichung aller personenbezogenen Unterlagen. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht allein aufgrund der Zugehörigkeit zur WEG allgemein offengelegt. Bei Rundmails sind offene Verteiler nur bei entsprechender Rechtsgrundlage zulässig.
6 Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Wir setzen grundsätzlich Dienstleister ein, bei denen die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt.
Für unsere IT- und Kommunikationsdienste nutzen wir unter anderem Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited. Microsoft hat für seine europäischen Cloud-Dienste eine EU-Datengrenze („EU Data Boundary“) eingerichtet, innerhalb derer Kundendaten und personenbezogene Daten grundsätzlich gespeichert und verarbeitet werden.
Im Rahmen der Bereitstellung einzelner Dienste kann jedoch in begrenzten Fällen eine Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU bzw. des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit hierbei eine Drittlandübermittlung erfolgt, wird diese nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO auf eine zulässige Rechtsgrundlage, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln, gestützt.
7 Speicherdauer und Verwaltungswechsel
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Verwaltungszweck erforderlich sind. Anschließend löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe zur weiteren Speicherung bestehen. Maßgeblich ist die Art des Dokuments, die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen und gegebenenfalls die Dauer laufender Verfahren oder einschlägiger Verjährungsfristen. Die Beendigung der Verwaltung führt daher nicht zur sofortigen Löschung sämtlicher Unterlagen.
Dauerhaft für die Gemeinschaft benötigte Unterlagen, etwa Teilungserklärungen, Beschlussdokumentationen und wesentliche technische Unterlagen, werden im erforderlichen Umfang für die Gemeinschaft vorgehalten beziehungsweise an die Nachfolgeverwaltung übergeben. Zurückbehaltene Daten werden auf den jeweils fortbestehenden Zweck beschränkt.
8 Ihre Rechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18). Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) gilt für von Ihnen bereitgestellte Daten, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Rechte anderer Personen und gesetzliche Ausnahmen sind zu berücksichtigen.
Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder zum Widerruf einer Einwilligung wenden Sie sich bitte an die Kontaktdaten in Abschnitt 1. Wir beantworten Anträge grundsätzlich innerhalb eines Monats. Eine gesetzlich zulässige Fristverlängerung teilen wir Ihnen unter Angabe der Gründe mit.
9 Beschwerderecht
Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für private Unternehmen in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht BayLDA
Postfach 1349 · 91504 Ansbach
Besucheranschrift Promenade 18 · 91522 Ansbach
Internet www.lda.bayern.de · Onlinebeschwerde über die dortigen Online-Services
10 Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Eigentums-, Zuordnungs-, Anschrift- und abrechnungsrelevante Angaben werden benötigt, soweit gesetzliche Pflichten oder die ordnungsgemäße Verwaltung dies erfordern. Ohne erforderliche Angaben können Kommunikation, Abrechnung oder die Bearbeitung von Anliegen beeinträchtigt werden.
Die Angabe von Telefonnummer und E-Mail-Adresse ist grundsätzlich freiwillig. Werden diese Angaben nicht bereitgestellt, erfolgt die Kommunikation über andere geeignete Wege.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Stand: Oktober 2026